Vedtægter for VestRum

Vedtægter for styregruppen VestRum

 

  • 1. Navn og hjemsted

Stk. 1. Foreningens navn er: Styregruppen for Vestrum

Stk 2. Vestrum omfatter de syv sogne: No, Hee, Hover, Torsted, Tim, Stadil, Vedersø beliggende i Ringkøbing-Skjern kommune

 

  • 2. Foreningens formål

At fastholde og videreudvikle VestRum som et attraktivt og dynamisk område

 

  • 3. Medlemskreds

Stk. 1. Styregruppen består af 2 repræsentanter fra hvert af de nævnte sogne. Sognene kan vælge at have færre, men ikke flere repræsentanter i styregruppen. Der ud over en formand, en næstformand og en repræsentant fra kommunen, max. 17 personer med stemmeret.

Stk. 2. Styregruppen skal supplere sig med en kasserer, der har det overordnede ansvar for økonomigruppen. Kassereren er ikke en valgt repræsentant fra sognene og refererer direkte til styregruppen.

Stk. 3. Styregruppen kan løbende supplere sig yderligere efter behov. Dette vedtages ved enighed.

Stk. 4. Sognerepræsentanterne opstilles til og vælges ved en ordinær generalforsamling. Er der opstillet flere kandidater end vedtægterne foreskriver, foretages der valg. Inden valget har hver repræsentant mulighed for, på under 5 minutter, at orientere generalforsamlingen om, hvorfor netop de bør vælges til styregruppen.

Alle, der er bosiddende i Vestrum kan opstille for deres sogn.

Stk. 5. Sognerepræsentanterne vælges for en toårig periode ad gangen, således at den ene vælges på lige år, og den anden på ulige. Vælges begge på samme tid, trækkes lod om, hvem der det følgende år skal på valg.

Udtræder en repræsentant af styregruppen i en valgperiode indvælges en ny ved først kommende generalforsamling.

Stk. 6. En repræsentantplads kan ikke overdrages fra et sogn til et andet.

Stk. 7. Formand og næstformand vælges ligeledes på den ordinære generalforsamling.. Er der opstillet flere kandidater end vedtægterne foreskriver, foretages der valg. Inden valget har hver repræsentant mulighed for, på under 5 minutter, at orientere generalforsamlingen om, hvorfor netop de bør vælges som formand / næstformand til styregruppen.

Alle der er bosiddende i Vestrum kan opstille til formands-  og  næstformandsposten.

 

 

  • 4. Generalforsamling

Stk. 1 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Stk. 2. Ordinær generalforsamling afholdes 2. mandag i november. Første gang den 14. november 2016.

Der indkaldes til generalforsamling med mindst 4 ugers varsel (påmindelse) på VestRums hjemmeside / kalender.

Stk. 3. Alle bosiddende i Vestrum har møde og taleret. Taletiden kan begrænses af dirigenten, hvis det skønnes nødvendigt.

Stk. 4. Ved afstemning har alle fremmødte bosiddende i Vestrum stemmeret.

Stk. 4. Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

  1. Valg af dirigent
  2. Formandens beretning
  3. Regnskabsaflæggelse
  4. Fremlægning af budget
  5. Beretning fra arbejdsgrupperne
    5.a. Aktiviteter det foregående år.
    5.b. Fremadrettede opgaver
  6. Styregruppens fremadrettede indsatsopgaver
  7. Behandling af indkomne forslag
  8. Valg af formand
  9. Valg af næstformand
  10. Valg af bestyrelsesmedlemmer
  11. Valg af revisor
  12. Eventuelt. Der kan ikke besluttes noget under eventuelt.

Stk. 8. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen. Dagsordenen skal foreligge på hjemmesiden senest 10 dage før generalforsamlingen.

Stk. 9. Forslag til kandidater til styregruppen, formandsposten og næstformandsposten skal være formanden i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen, og skal fremstå på dagsordenen. Kandidater kan ikke opstilles på generalforsamlingen.

Stk. 6. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpel flertal (én over halvdelen af de gyldige afgivne stemmer) og ved håndsoprækning. Ved afstemning om personer til styregruppen, formandsposten og næstformandsposten foretages der skriftlig afstemning på fortrykte stemmesedler. Kassereren og kommunerepræsentanten forestår afstemningerne og kan supplere sig med stemmetællere.

 

  • 5. Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt og skal afholdes når mindst 1/3 af medlemmerne giver skriftligt udtryk herfor. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest fire uger efter, at anmodningen er givet. Indkaldelsesfrist for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger. Indkaldelsen og dagsordenen offentliggøres på hjemmesiden og sendes som mail til hvert enkelt medlem i styregruppen. Forslag til dagsordenen skal tilsendes formanden senest 10 dage før den ekstraordinære generalforsamling. Dagsorden med punkter til behandling skal foreligge senest en uge før den ekstraordinære generalforsamling.

Stk. 2. Alle fremmødte bosiddende i Vestrum har taleret.

Stk. 3. Ved afstemning har alle fremmødte bosiddende i Vestrum stemmeret.

Stk. 4. Den ekstraordinære generalforsamling træffer sine beslutninger ved simpel flertal (én over halvdelen af de gyldige afgivne stemmer) og ved håndsoprækning. Ved anmodning kan der laves hemmelig afstemning. Kassereren og kommunerepræsentanten forestår afstemningerne og kan supplere sig med stemmetællere.

Stk. 5. Der kan ikke fremsendes forslag og kandidater på den ekstraordinære generalforsamling.

 

  • 6. Foreningens daglige ledelse

Stk. 1. Vestrums daglige ledelse varetages af formanden, næstformanden og kassereren.

Stk. 2. Ledelsen vælges af generalforsamlingen for en toårig periode. Første gang den 14. november 2016, vælges formand for 2 år, næstformand for 1 år. Derefter alle for 2 år. Alle kan genvælges.

Udtræder et medlem af ledelsen i en valgperiode indkaldes til ekstra ordinær generalforsamling for valg af nyt medlem.

Stk. 3. Ledelsen leder foreningen i overensstemmelse med de vedtagne vedtægter og generalforsamlingens beslutninger.

Stk. 4. Formanden – og i dennes fravær næstformanden – indkalder og leder styregruppens møder.

Stk. 5. Styregruppen er beslutningsdygtig når mindst 2/3 af de stemmeberettigede medlemmer er til stede.

Stk. 6. Styregruppen mødes mindst 8 gange om året. Datoerne fastsættes på første møde efter

generalforsamlingen. Der kan altid indkaldes til ekstra møder med mindst 7 dages varsel.

Stk. 7. Opstår der en situation, hvor der på styregruppens vegne skal træffes en vigtig beslutning, hvor det forinden ikke er muligt at indkalde styregruppen, træffes beslutningen i fællesskab af formanden, næstformanden og kassereren.

  • 7. Foreningens daglige arbejde

Stk. 1. På første møde efter generalforsamlingen udpeger styregruppen en sekretær og formand for kommunikationsgruppen, der begge skal være medlem af styregruppen. Udpegningen foregår ved enighed. Kan der ikke opnås enighed skal afgørelsen træffes ved næstkommende bestyrelsesmøde ved simpelt flertal af de stemmeberettigede medlemmer.

Stk. 1. Foreningen nedsætter et antal arbejdsgrupper efter behov til at varetage og videreudvikle VestRum som et attraktivt og dynamisk område.

Stk. 2. Hver arbejdsgruppe skal være repræsenteret af et medlem fra styregruppen.

Stk. 3. Arbejdsgrupperne sørger selv for rekruttering af relevante medlemmer og vælger selv deres formand.

Stk. 4. Formanden for kommunikationsgruppen, skal være medlem af styregruppen og udpeges af styregruppen.

Stk. 5. Arbejdsgrupperne udarbejder selv mål og handleplaner og evt. undergrupper for deres virke. Er arbejdsgruppen nedsat af styregruppen, skal mål og handleplaner være i overensstemmelse med styregruppens ønske.

Stk. 6. Styregruppen kan til enhver tid nedlægge en arbejdsgruppe, hvis der ikke længere er behov eller opbakning til arbejdsgruppens funktion og virke i VestRum regi.

Stk. 7. Arbejdsgrupperne har ingen selvstændig økonomi, da de er underlagt økonomigruppen.

 

  • 8. Referat af styregruppens møde

Stk. 1. Mødereferaterne udarbejdes af sekretæren. Af referatet skal fremgå, hvem der har ledet mødet, hvem der har deltaget og hvad dagsordenen for mødet har været. Det skal kort fremgå hvilke drøftelse og beslutning der er taget i relation til hvert punkt.

Stk. 2. Sekretæren sørger for, at referaterne udsendes til bestyrelsens medlemmer senest otte dage efter bestyrelsesmødet. Referatet lægges ind på hjemmesiden så alle interesserede kan læse det

Stk. 3. Er et bestyrelsesmedlem, der har været til stede ved bestyrelsesmødet, uenig i en truffen beslutning, har vedkomne ret til at få sin mening indført i referatet. Eventuelle bemærkninger til et referat skal meddeles formanden senest otte dage efter modtagelsen af referatet.

Stk. 4. Alle bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i et bestyrelsesmøde, skal efterfølgende ved næste møde underskrive referatet. De, der ikke har deltaget i bestyrelsesmødet, skal underskrive referatet for mødet med tilføjelsen ”læst”.

Stk. 5. Dagsorden for et styregruppemøde skal minimum indeholde følgende emner:

  1. Underskrivelse af referat
  2. Meddelelser fra formanden
  3. Opfølgning på igangværende emner
  4. Økonomi
  5. Status & aktiviteter i arbejdsgrupperne
  6. Fremadrettede projekter

 

  • 9. Økonomi, regnskab og revision

Stk. 1. Foreningens økonomi varetages af økonomigruppen, der er direkte underlagt styregruppen

Stk. 2. Økonomigruppen ledes af kassereren, der har det overordnede ansvar for gruppen, der bør bestå af 3-5 personer.

Stk. 3. Økonomigruppen skal stå for foreningen VestRums samlede økonomiske aktiviteter og skal til stadighed skaffe, koordinere og styre annoncører, sponsorer, økonomiske aktiviteter, m.v.

Indtægterne kan komme fra mange sider: Arrangementer, sponsorer, annoncører, fundraising, offentlige og private tilskud, m.v.

Økonomigruppen skal efter aftale med styregruppen og arbejdsgrupperne afholde alle udgifter i foreningen VestRum.

Styregruppen skal momsregistreres.

Stk. 4. regnskabsåret går fra 1. september til 31. august.

Stk. 5. Kassereren og formanden er ansvarlig over for styregruppen for budget og regnskab.

Stk. 6. Foreningens regnskab føres af kassereren.

Stk. 7. Kassereren kan frit disponere over beløb op til 10.000 kr. ad gangen. Max. 1 gang mellem hvert bestyrelsesmøde. Alle beløb over 10.000 kr. skal forhåndsgodkendes af bestyrelsen.

Stk. 8. Kassereren skal løbende til hvert bestyrelsesmøde orientere om styregruppens økonomi og fremlægge statusregnskab.

Stk. 9. Regnskabet gennemgås af ekstern, uddannet revisor, der vælges på generalforsamlingen.

 

 

  • 10. Tegningsregler og hæftelse

Stk. 1. Styregruppen tegnes ud ad til ved underskrift af formanden og kassereren ved oprettelse af bankkonto. NemId,  m.v.

Stk. 2. Køb/salg/pantsætning/låntagning kan kun finde sted efter godkendelse på en generalforsamling.

Stk. 3. Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med sin formue.

 

  • 11. Vedtægtsændringer

Stk. 1. Disse vedtægter kan kun ændres med 2/3 flertal af de stemmeberettigede på en generalforsamling, hvor ændringsforslaget fremgår af dagsordenen.

Stk. 2. Vedtægtsændringer træder i kraft med virkning fra den generalforsamling, de vedtages på.

 

  • 12. Opløsning

Stk. 1. Opløsning af styregruppen VestRum, kan kun finde sted med 2/3 flertal på to hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være ordinær.

Stk. 2. Ved opløsning tilfalder foreningens aktiver almennyttige eller velgørende formål.

 

  • 13. Datering

Stk. 1. Således vedtaget på foreningens stiftende generalforsamling den 14. november 2016.